La réservation d’un animateur pour votre événement peut être une tâche complexe. Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte tels que le budget, la thématique, le public cible, etc. Il est important de définir certains critères de préparation pour garantir le succès de votre événement.
Définir clairement les besoins
Avant de commencer à chercher un animateur, prenez le temps de définir vos besoins clairement. Que souhaitez-vous que votre conférencier apporte à votre événement? Quel est l’objectif recherché? Quel public: cadres supérieures, commerciaux…? Quel est votre budget?
Commencer votre recherche suffisamment à l’avance
Les conférenciers très médiatisés sont souvent réservés plusieurs mois à l’avance. Il est donc important de commencer votre recherche suffisamment tôt pour avoir le choix. L’idéal étant de s’y prendre 2 à 4 mois à l’avance en posant une option sur un deuxième jour pour maximiser vos chances d’avoir le conférencier souhaité.
Communiquer avec l’animateur
Une fois l’animateur réservé, il est judicieux d’organiser une ou deux réunions préparatoires pour lui fournir suffisamment d’informations sur votre événement. Cela lui permettra de préparer en fonction des objectifs définis :
Les informations que vous devez fournir à l'animateur
comprennent :
• La date, l’heure, lieu et durée de votre événement
• La taille de l’assemblée
• Le public cible
• Le sujet et les messages principaux sur lequel il doit insister…
L’alternative: passer par une agence expérimentée en événementiels
Une autre possibilité pour éviter les erreurs lors de la réservation d’un conférencier est de passer par une agence expérimentée de conférenciers et de célébrités.
Si vous n’avez pas l’expérience, ni le réseau, il est préférable de passer par une agence avec une solide expérience, une multitude d’intervenants experts et une réactivité à toute épreuve.
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